Archivage

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Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents (ou GED) est un dispositif informatisé ayant pour objectif d'organiser et de gérer les informations et les documents électroniques d'une entreprise ou d'une organisation.

La gestion des documents comprend quatre étapes principales qui sont l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion. Concrètement, il pourrait par exemple s'agir de numériser en masse les documents papier d'une société, de les classer selon une organisation définie permettant au personnel de retrouver les documents numérisés, de les stocker sur un support adapté à leur utilisation et enfin, à les diffuser via l'internet ou l'intranet par exemple.

La gestion électronique des documents représente un enjeu fondamental dans l'organisation d'une entreprise. Elle lui permettra de réaliser de substantielles économies et de faire gagner un temps très important aux travailleurs. La GED améliore le travail collaboratif et l'échange d'informations.

Archivage documents électronique

L'archivage électronique comprend les actions, outils et méthodes utilisés pour grouper, identifier, sélectionner, classer et conserver des documents électroniques sur un support électronique. L'objectif est ensuite de les utiliser et de les rendre accessibles à tout moment. Ils peuvent être utilisés à titre de preuve (en cas de problèmes légaux ou de litiges) ou à titre d'information. Les documents électroniques sont considérés comme figés et ne sont donc pas modifiés.

L'archivage documents porte sur une durée relativement longue habituellement et peut varier en fonction de la valeur des documents archives.

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