ELO - Dokumenten-Digitalisierung

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ELO - Dokumenten-Digitalisierung

Mit ELOprofessional leistungsstark Geschäftsprozesse optimieren

ELO9Enterprise-Content-Management (ECM) dient der elektronischen Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen. Sie verfügen über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Sie arbeiten schneller, effektiver, kostengünstiger und sicherer.

Ein ECM bildet die zentrale Wissensplattform, in der alle Informationen (papiergebundene sowie digitale) zusammenlaufen und den Mitarbeitern blitzschnell bei Bedarf zur Verfügung stehen.

Die Vorteile eines ELO Enterprise-Content-Management

  • Die Überführung (Informationserfassung) von Dokumenten und Informationen ins elektronische ELO Archiv, ermöglicht die zentrale und schnelle Verfügbarkeit von Informationen.
  • Branchenspezifisch lassen sich unterschiedlichste Dokumente (Verträge, E-Mails, Rechnungen etc.) in ELO zu einer elektronischen Akte zusammenführen. Geschäftsvorfälle sind rasch nachvollziehbar und übersichtlich.
  • Die E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass Ihre E-Mails inklusive Anhänge mit den bestehenden Geschäftsprozessen verknüpft sind und den gesetzlichen Regularien entsprechend aufbewahrt werden.
  • Die Elektronische Workflows steuern abteilungsübergreifend Unternehmensprozesse und sorgen für die zeitnahe und sichere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen.
  • Die Änderungshistorie der einzelnen Dokumente wird in ELO dokumentiert und verwaltet. Sicherheit und Transparenz ist dadurch vor allem in der Teamarbeit gegeben.
  • Ein DMS-Archiv ist der ideale Ort, um alle geschäftsrelevanten Informationen rechtskonform aufzubewahren.
  • ELO lässt sich flexibel in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP-, CRM-, CAD- und E-Mail-Systeme, bzw. in Microsoft Office-Produkte integrieren. Sie erhalten dadurch eine zentrale Informationsplattform.
  • Weitere Highlights und detaillierte Informationen finden Sie in der ELOprofessional Broschüre oder nehmen Sie einfach Kontakt zum ELO Business-Partner in Ihrer Nähe auf.

Welches ECM-Szenario ist für Ihr Unternehmen am besten?

Mit einem ELO ECM ist eine Vielzahl an Szenarien möglich, die wirtschaftliches Arbeiten ermöglichen. Hierzu bietet ELO Ihnen intelligente Module und Schnittstellen zur Erweiterung an.

Voll-Integration in Microsoft Office

Für die Integration des ELO-Archivs in die MS Office-Welt (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) gibt es den ELO DMS Desktop. Dieser ist als kostenfreie Erweiterung von ELOprofessional erhältlich. Mit ihm haben Anwender direkten Zugriff auf ihr ELO-Archiv in den gängigsten Programmen. Die Arbeitsumgebung bleibt dabei vollständig erhalten.

Mit ELOenterprise - Architektur, die Leistung schafft

ELO9Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst alle Funktionen zur effizienten Verwaltung und Steuerung des gesamten Unternehmenswissens. Dieses Wissen steckt sowohl in den Köpfen der Mitarbeiter als auch in den unterschiedlichsten Geschäftsdaten und Dokumentenformaten. ELO ECM-Lösungen sind so konzipiert, dass sie die jeweils relevanten Inhalte, Geschäftsprozesse und Menschen, im Sinne einer effizienten Abwicklung, gezielt zusammenführen.

Risiken minimieren und Wettbewerbsfähigkeit steigern

Die Service Orientierte Architektur (SOA) von ELOenterprise erlaubt die optimale Integration der ELO ECM Funktionalitäten in die unternehmensspezifischen Geschäftsapplikationen. ELO managed die Business-Logik losgelöst von den vorhandenen Applikationslogiken. Der Geschäftsprozess steht im Mittelpunkt. So ist sichergestellt, dass die Elemente Ihrer gesamten IT-Struktur miteinander kommunizieren und sicher Informationen austauschen können.

Ihre Vorteile mit ELOenterprise

  • Hohe Skalierbarkeit für das effiziente Verwalten von großen Datenmengen und Benutzerzahlen.
  • Mandantenfähig. Es werden mehrere Mandanten bedient, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten oder Benutzerverwaltung haben.
  • Clusterfähig für die hohe Verfügbarkeit beim Einsatz parallel laufender Serverumgebungen.
  • Systemunabhängig für die Lauffähigkeit auf allen Betriebssystemen.
  • Umfassendes E-Mailmanagement. E-Mails werden in Übereinstimmung mit den Prozesszusammenhängen und den staatlichen Vorgaben verarbeitet, archiviert und verwaltet. Sie senken Unternehmenskosten und sparen Ressourcen.
  • Schnelle, nahtlose und leistungsstarke Integration in die vorhandene IT-Landschaft mit innovativen Modulen wie dem ELO Business-Logic-Provider.

Voll-Integration in Microsoft Office

Für die Integration des ELO-Archivs in die MS Office-Welt (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) gibt es den ELO DMS Desktop. Dieser ist als kostenfreie Erweiterung von ELOenterprise erhältlich. Mit ihm haben Anwender direkten Zugriff auf ihr ELO-Archiv in den gängigsten Programmen. Die Arbeitsumgebung bleibt dabei vollständig erhalten.

ELO DocXtractor

ELO DocXtractor ist eine Anwendung zur intelligenten automatischen Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Dokumente. Das System trainiert und lernt dabei selbstständig sowohl Struktur als auch Erkennungsmerkmale anhand einer kleinen Auswahl an Musterdokumenten als Lernmenge. Anschließend ist die Anwendung in der Lage, auch neue Dokumente inhaltlich zu analysieren, zu bewerten und mit sehr hoher Genauigkeit klassenbezogen dem richtigen Geschäftsprozess zuzuordnen.

Dank der vorgefertigten Konfigurationsmodelle lässt sich ELO DocXtractor sehr schnell an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen. Dabei kapseln Smartblocks abgeschlossene Funktionsblöcke wie Tabellenerfassung, Bestellzuordnung oder Zahlungsbedingung. Diese können dann für jeden Kunden individuell aktiviert werden. Die Vorteile: Einfache Nutzung, transparente Dokumentation und schlanke Mandantenkonfiguration.

So erkennt ELO DocXtractor z. B. bei einem eingehenden Fax, ob es sich um eine Bestellung oder eine Rechnung handelt und extrahiert die jeweils benötigten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum oder einzelne Rechnungspositionen automatisch. Handelt es sich um eine Rechnung, überprüft das Modul, ob auch die richtigen Bestellungen oder Lieferscheininformationen im ERP-System vorliegen. Des Weiteren ist das System in der Lage, unvollständige Daten automatisch zu ergänzen und beispielsweise eine fehlende Kundennummer aus der vorhandenen Kundendatenbank nachzuführen. Auch erkennt und erfasst ELO DocXtractor handschriftliche Ergänzungen auf maschinengedruckten Belegen.

So lassen sich Geschäftsdokumente und deren Inhaltsdaten nahezu vollständig automatisiert in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse überführen. Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem gehört damit der Vergangenheit an. Ein mögliches Einsatzfeld für ELO DocXtractor ist z. B. die intelligente Verarbeitung von Eingangsrechnungen in ERP-Systemen wie SAP, Microsoft oder Sage. Dabei klassifiziert das Modul automatisch alle eingescannten Rechnungen und ordnet diese dem richtigen Lieferanten zu. Die Folge: Hohe Erkennungsraten sorgen für die schnelle Erschließung beträchtlicher Rationalisierungspotenziale. Hierdurch ist ein ausgezeichneter Return-on-Investment (ROI) und oftmals eine Amortisationszeit von unter einem Jahr gegeben.

Ihre Partner Multidata stehen Ihnen zur Seite

Sie sind interessiert daran, welchen Mehrwert ELO Ihrem Unternehmen bringen kann? Dann vereinbaren Sie einfach einen Präsentationstermin mit Multidata, Ihrer ELO Business-Partner bei Ihnen vor Ort.

 

Interessiert? Kontaktieren Sie uns heute für weitere Informationen oder eine Demonstration von einem unserer Spezialisten.
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